POLÍTICA DE TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES FC MECATRÓNICA SAS

 

Generalidades

El presente documento tiene como finalidad establecer la política de tratamiento de datos adoptada por la empresa FC MECATRONICA SAS,  en  cumplimiento  de la ley 1581 de 2.012 y  el decreto 1377 de  2013, y en el cual la empresa  FC MECATRONICA SAS, garantiza un manejo adecuado de las bases de datos recolectados con el fin de permitir a los titulares el ejercicio del derecho del Habeas Data.

Responsable del tratamiento de datos

FC MECATRONICA SAS será el responsable de los datos y la información suministrada por clientes y proveedores, y todas aquellas personas naturales o jurídicas con las cuales estableciere relaciones de carácter comercial o de servicios. Los datos de contacto son los siguientes:

Dirección: Cll 10 No. 24 43 local 05 Edificio Centenario (ManizalesCaldas)

Teléfono:   888 68 94

Correo electrónico: info@fcmecatronicaingenieria.com

Definiciones

Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado del Titular para llevar a

cabo el Tratamiento de datos personales.

Aviso de privacidad: comunicación verbal o escrita generada por el responsable,

dirigida al titular para el tratamiento de sus datos personales, mediante la cual se le informa acerca de la existencia de las políticas de tratamiento de información

que le serán aplicables, la forma de acceder a las mismas y las finalidades del tratamiento que se pretende dar a los datos personales.

Base de Datos: Conjunto organizado de datos personales que sea objeto de

Tratamiento.

Dato personal: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o

varias personas naturales determinadas o determinables.

Dato privado: Es el dato que por su naturaleza intima o reservada solo es relevante para el titular.

Datos sensibles: Aquellos datos que afectan la intimidad del Titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como aquellos que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición, así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual, y los datos biométricos.

Encargado del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el Tratamiento de datos personales por cuenta del Responsable del Tratamiento.

Responsable del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o el Tratamiento de los mismos.

 

Principios generales para el tratamiento de datos

Para efectos de la interpretación y aplicación de la ley 1581 de 2012 y las normas que lo complementan, modifican o adicionan, se aplicaran lo siguientes principios:

Principio de legalidad: La recolección, uso y tratamiento de datos personales se

fundamentará en lo establecido por la Ley y las demás disposiciones que la desarrollen.

Principio de finalidad: La recolección, uso y tratamiento de datos personales obedecerán a una finalidad legítima de acuerdo con la Constitución y la Ley, la cual será informada al titular de los datos.

Principio de libertad: La recolección, uso y tratamiento de datos personales sólo puede ejercerse con el consentimiento previo, expreso e informado del titular. Los datos personales no podrán ser obtenidos o divulgados sin previa autorización, o en ausencia de mandato legal o judicial que releve el consentimiento.

Principio de veracidad o calidad: La información sujeta a tratamiento debe ser veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible. Se prohíbe el tratamiento de datos parciales, incompletos, fraccionados o que induzcan a error.

Principio de transparencia: En la recolección, uso y tratamiento de datos personales debe garantizarse el derecho del titular a obtener del responsable del tratamiento o del encargado, en cualquier momento y sin restricciones, información acerca de la existencia de datos que le conciernan.

Principio de acceso y circulación restringida: La recolección, uso y tratamiento de datos sólo podrá hacerse por personas autorizadas por el titular y/o por las personas previstas en la Ley y demás normas que la desarrollan.

Categorías.

Principio de seguridad: Los datos personales e información sujeta a tratamiento público, será objeto de protección y deberá manejarse con las medidas y recursos técnicos, humanos y administrativos que sean necesarios para brindar seguridad a los registros, así como con la adopción de herramientas tecnológicas de protección, evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.

Principio de confidencialidad: Todas las personas que intervengan en la recolección, uso y tratamiento de datos personales que no tengan la naturaleza de públicos están obligadas a garantizar la reserva de la información, incluso luego de finalizada su relación con alguna de las labores que comprende el tratamiento.

Contenido de las bases de datos

En las bases de datos de la empresa FC MECATRONICA SAS se almacena información general como, nombre, documento de identidad, género, dirección, correo electrónico, número de teléfono fijo, celular, y dependiendo de la naturaleza de la información, como la de empleados, se tienen datos sobre la historia laboral y académica ,  fotografía,  y conformación de grupo familiar.

En las bases de datos también se podrá almacenar información sensible con previa autorización del titular, en cumplimiento de lo establecido en los artículos 5 y 7 de la ley 1581 de 2012.

Tratamiento

La información que se encuentra en las bases de datos de la empresa FC MECATRONICA SAS, es sometida a distintas formas de tratamiento como la  recolección, intercambio, actualización, procesamiento, almacenamiento, uso, sistematización y organización, todos ellos de forma parcial o total en cumplimiento de las finalidades aquí establecidas.

La información podrá ser entregada, transmitida o transferida a entidades públicas, socios comerciales, contratistas, afiliados, subsidiarias, únicamente con el fin de cumplir con las finalidades de la base de datos correspondiente. En todo caso, la entrega, transmisión o transferencia se hará previa suscripción de los compromisos que sean necesarios para salvaguardar la confidencialidad de la información.

En cumplimiento de deberes legales, la empresa podrá suministrar la información personal a entidades judiciales o administrativas.

Finalidad

La información recolectada por FC MECATRONICA SAS tiene como propósito darles cumplimiento a deberes legales, especialmente los relacionados con el ámbito contable y laboral.

De la misma forma la información de clientes, empleados, proveedores y socios, nos va a permitir tener vínculos laborales, comerciales y de servicios, los cuales van a servir de apoyo para elaborar estrategias que permitan el crecimiento de la entidad.

Derechos del titular

  1. Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales frente a los Responsables del Tratamiento o Encargados del Tratamiento. Este derecho se podrá ejercer, entre otros frente a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo Tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado;
  2. Solicitar prueba de la autorización otorgada al Responsable del Tratamiento salvo cuando expresamente se exceptúe como requisito para el Tratamiento, de conformidad con lo previsto en el artículo 10 de la presente ley;
  3. Ser informado por el Responsable del Tratamiento o el Encargado del Tratamiento, previa solicitud, respecto del uso que le ha dado a sus datos personales
  4. Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a lo dispuesto en la presente ley y las demás normas que la modifiquen, adicionen o complementen;
  5. Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando en el Tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales. La revocatoria y/o supresión procederá cuando la Superintendencia de Industria y Comercio haya determinado que en el Tratamiento el Responsable o Encargado han incurrido en conductas contrarias a esta ley y a la Constitución;
  6. Acceder en forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de Tratamiento.

Deberes de la entidad

La entidad como responsable del tratamiento de los datos personales debe de garantizar el cumplimiento de los siguientes deberes:

  1.  Garantizar al titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas data.
  2.  Solicitar y conservar copia de la respectiva autorización otorgada por el titular, para el uso y tratamiento de los datos personales.
  3. Informar debidamente al Titular sobre la finalidad de la recolección y los derechos que le asisten, en virtud de la autorización otorgada.
  4.  Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado fraudulento.
  5.  Garantizar que la información que se suministre al encargado del tratamiento sea veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible.
  6.  Actualizar la información, comunicando de forma oportuna al encargado  del tratamiento, todas las novedades respecto de los datos que previamente le haya   suministrado y adoptar las demás medidas necesarias para que la información suministrada a éste, se mantenga actualizada.
  7.  Rectificar la información cuando sea incorrecta y comunicar lo pertinente al encargado del tratamiento.
  8.  Suministrar al encargado del tratamiento, según el caso, únicamente datos cuyo tratamiento esté previamente autorizado.
  9.  Exigir al encargado del tratamiento en todo momento, el respeto a las condiciones de seguridad y privacidad de la información del titular.
  10.  Tramitar las consultas y reclamos formulados.
  11.  Adoptar un manual interno de políticas y procedimientos para garantizar el adecuado cumplimiento de la ley y para la atención de consultas y reclamos.
  12.  Abstenerse de circular información que esté siendo controvertida por el titular y cuyo bloqueo haya sido ordenado por la Superintendencia de Industria y Comercio.
  13.  Registrar en la base de datos respectiva, la leyenda “reclamo en trámite” en la forma en que se regula en la presente ley.
  14.  Insertar en la base de datos la leyenda “información en discusión judicial” una vez notificado por parte de la autoridad competente sobre procesos judiciales relacionados   con la calidad del dato personal.
  15.  Permitir el acceso a la información únicamente a las personas que pueden tener acceso a ella.
  16.  Informar a solicitud del titular sobre el uso dado a sus datos.
  17.  Informar a la Superintendencia de Industria y Comercio cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la   información de los titulares.
  18.  Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio.

Persona o área Responsable

Cuando exista una queja o petición relacionada con el manejo de los datos personales, por lo previsto en la ley 1581 de 2012 y el decreto 1377 de 2013, deberá enviarse a:

Entidad: FC Mecatrónica SAS

Dirección: Cll 10 No. 24 43 local 05 Edificio Centenario (ManizalesCaldas)

Correo electrónico: info@fcmecatronicaingenieria.com

Teléfono: 888 68 94

Procedimiento de presentación y respuesta a consultas

Los titulares de la información que reposa en las bases de datos de la empresa FC MECATRONICA SAS podrán ser consultados según la legislación aplicable.

Las solicitudes de consultas, actualización o corrección de la información se deberán presentar por escrito de acuerdo a la información que aparece en este documento.

VIGENCIA DE LA POLÍTICA DE TRATAMIENTO DE DATOS

La presente política para el tratamiento de datos personales rige a partir de la fecha de expedición, se divulgará a través del portal institucional, y estará sujeta a actualizaciones en la medida en que se modifiquen o se dicten nuevas disposiciones legales sobre la materia.